滁州市路橋工程有限責(zé)任公司文檔管理制度

 一、本單位發(fā)文

1、發(fā)文擬稿部門按照正確的行文規(guī)則，使用統(tǒng)一格式的《路橋工程處文件發(fā)文稿紙》（表1）擬文，擬文可使用藍(lán)色或黑色鋼筆及水筆，不得使用圓珠筆和鉛筆。
2、黨務(wù)類發(fā)文由黨總支書記簽發(fā)，其他發(fā)文由處長簽發(fā)后，經(jīng)辦公室主任審核符合行文規(guī)則的文稿后，由檔案室在《路橋工程處發(fā)文登記本》（表2）上登記并編制文號(hào)，交付微機(jī)室打印。
3、微機(jī)室按公文打印規(guī)則打印初稿，交擬稿者校對(duì)無誤后，方可印發(fā)文件。文件打印完畢，經(jīng)辦公室主任審核無誤蓋章后，方可上報(bào)或下發(fā)。打印好的文件交至發(fā)文部門時(shí)，必須在《路橋工程處發(fā)文登記本》（表2）上進(jìn)行登記簽收。

二、各單位來文
1、檔案室收到各級(jí)來文，必須及時(shí)在《路橋工程處收文登記本》（表3）上登記并編號(hào)，填制《文件處理標(biāo)簽》（表4）。經(jīng)辦公室主任審核后，交至主要領(lǐng)導(dǎo)簽署處理意見。
2、檔案室按各領(lǐng)導(dǎo)的簽署意見，將文件送至各承辦部門，并填寫〈傳閱文件登記表〉（表5）。
3、各部門辦理完畢后，在文件處理標(biāo)簽上簽署辦理意見，檔案室及時(shí)將公文收回。如承辦部門辦理時(shí)間較長的，檔案室要及時(shí)催辦。
4、文件承辦完畢，檔案室要將承辦結(jié)果匯報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)，然后方可歸檔。

三、文件歸檔保存
1、各部門在每年年終，將本部門的需歸檔的文件資料移交檔案室，并填寫《檔案移交登記表》（表6）。
2、檔案室按照文件歸檔規(guī)則進(jìn)行分類、整理、編目、歸檔。
3、調(diào)閱檔案需經(jīng)辦公室主任或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、需外借檔案資料的，填寫《檔案利用登記表》（表7），并在一定期限內(nèi)歸還。檔案歸還后，檢查檔案完整無誤后，檔案歸檔。如檔案有缺損情況，及時(shí)報(bào)辦公室主任處理。
5、檔案室定期對(duì)文檔進(jìn)行清查，發(fā)現(xiàn)有未及時(shí)歸還的文檔，要及時(shí)進(jìn)行催辦。

附件：
表1：路橋工程處文件發(fā)文稿紙
表2：路橋工程處發(fā)文登記本
表3：路橋工程處文件處理標(biāo)簽
表4：路橋工程處收文登記本
表5：傳閱文件登記本
表6：檔案移交登記表
表7：檔案利用登記表